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Must Have Office Add-ons

Es gibt ja die unterschiedlichsten bevorzugten Arbeitsplätze. Entweder weil sie vom Unternehmen so vorgegeben sind, oder weil man selbst gewisse Vorlieben hat. Ich selbst nutze privat seit nun fast 15 Jahren einen Mac und im Berufsleben meistens einen Windows basierten Rechner. Unabhängig davon habe ich auch auf dem Mac ein Parallels mit Windows laufen und dort die Office Suite am Start.
Wenn es um „Hardcore“ Office Work geht, ist die Windows Variante der verschiedenen Office Anwendungen doch eine Nasenspitze performanter, flexibler und vor allem lässt sie sich erweitern.
Gerade Powerpoint und Excel werden durch die Erweiterungen der nennen wir die mal „Power-Tools“ um einiges aufgewertet. Nachfolgende meine eigentlichen Must-Have-Add-ons für eine optimale Office Umgebung. Die Add-ons klinken sich teilweise nur in einzelne, oder sogar in mehrere Office Anwendungen.
Ich fokussiere mich auf den für mich primären Anwendungsfall:

think-cell

Das Geheimnis der üblichen Berater Folien. think-cell ist das Schweizer Taschenmesser für die Folienmeister. Es ist unerheblich, ob man saubere Wasserfall Grafiken, Charts mit Pfeilen, Beschriftungen oder Trends benötigt, think-cell hilft immer, dass es direkt ein wenig professioneller erscheint. Zudem ist die Gantt Funktion Gold wert, wenn man ad-hoc und schnell einen „High-Level Plan“ erstellen muss.

(C) think-cell

(C) think-cell


Die volle Power entfaltet think-cell, wenn man es der eigenen Umgebung/Unternehmen anpasst, also CI Anpassungen vornimmt, wie auch die ausgefuchste Template Funktion einrichtet.
Im Grunde hat think-cell fast jedes größere Unternehmen auf seiner Kundenliste, unter anderem auch zwei meiner ehemaligen Unternehmen.

Zudem scheint das Unternehmen eine Goldgrube zu sein.

Efficient Elements

Wenn man außer Charts weitere Folienelemente möglichst effizient erstellen möchte, hilft Efficient Elements. Wenn man häufig eine saubere Meeting Agenda für ein Slidedeck benötigt, viel mit Chevrons arbeitet die sauber ausgerichtet werden sollen, man Landkarten bearbeiten muss oder einfach sicherstellen will, dass man über eine Vielzahl von Elementen einen einheitlichen Stil hat – dann ist Efficient Elements die Waffe der Wahl.

(C) Efficient Elements

(C) Efficient Elements


(C) Efficient Elements

(C) Efficient Elements


Hier gilt das gleiche, wie bei think-cell, eine gewisse Einarbeitung und Einrichtung des gewünschten Look and Feel hilft einem das Maximum rauszuholen.

Macabacus

Macabacus ist kaum auszusprechen und wahrscheinlich nach der ersten Installation genauso unbenutzbar. Vor einigen Jahren wurde es mir von einem Excel Profi empfohlen, dauerte es doch einige Zeit, bis ich es nutzen gelernt habe. Ich verwende Macabacus im Kern nur in Excel, auch wenn es sich nützlich in Powerpoint einsetzen lässt.
Mein Haupteinsatzgebiet war die einheitliche Formatierung von Excel Dateien und die Unterstützung zur Nachvollziehbarkeit fremder Excel Monster. Nichts ist aufwendiger, als bspw. einen fremden „Business-Case“ mit mehreren Blättern rückwärts zu analysieren und kompliziert dem Pfad der Formeln folgen zu müssen. Mit Macabacus – kein Problem, einfach „Formula auditing“ aktiviert und folge dem Kaninchen…

(C) Macabacus

(C) Macabacus


(C) Macabacus

(C) Macabacus


Darüber hinaus hat es diverse eingebaute Standard Formate beispielsweise aus dem Finanzsektor oder für Buchhalter.

Synkronizer

Wenn man zwei gleiche/ähnliche Excel Dokumente miteinander vergleichen muss, reicht meistens der mitgelieferte Vergleichstool oder eine Verknüpfung von zwei Tabellen mittels VERGLEICH Funktion. Arbeitet man aber an wirklich großen Dokumenten oder komplexen Excel Dateien, die Vertragsbestandteil sind, dann ist man froh, wenn man ein wenig systematischer vorgehen kann. Hier kommt Synkronizer ins Spiel.
Synkronizer hilft mir enorm komplexe Excel Dateien schnell miteinander zu vergleichen. Mir kommt es meistens darauf an, die genauen Unterschiede, wie zum Beispiel wurden die Werte oder die Formeln geändert herauszufinden. Ebenso zeigt Synkronizer einem die Spalten/Zeilen und Positionen genau an, erstellt auf Wunsch einen dedizierten Report und hilft bei der Zusammenführung von Dokumenten.

(C) Synkronizer

(C) Synkronizer


Gerade, wenn man eine 300 Zeilen RACI Matrix mit drei Parteien über mehrere Kontinente/Zeitzonen bearbeitet, ist Synkronizer jeden Euro Wert.

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Wie man einen schnellen Überblick über eine unbekannte VMware Umgebung bekommt

Wenn man eine unbekannte Vmware Umgebung bewerten oder analysieren soll, hilft es sich mit den wichtigsten Eckdaten auseinander zu setzen. Anzahl CPUs, RAM, Nodes, Anzahl NICs, und vieles mehr. Ein hilfreiches Werkzeug hierzu sind die RVTools. Mit diesem kleinen Tool kann man sehr schnell genau diese Daten über den vCenter exportieren.

RVTools is a Windows .NET 4.0 application which uses the VI SDK to display information about your virtual environments. Interacting with VirtualCenter 2.5, ESX Server 3.5, ESX Server 3i, ESX Server 4i, VirtualCenter 4.x, ESX Server 4.x, VirtualCenter 5.x, VirtualCenter Appliance, ESX Server 5.x, VirtualCenter 6.0, ESX Server 6.0, VirtualCenter 6.5 or ESX Server 6.5 RVTools is able to list information about VMs, CPU, Memory, Disks, Partitions, Network, Floppy drives, CD drives, Snapshots, VMware tools, Resource pools, Clusters, ESX hosts, HBAs, Nics, Switches, Ports, Distributed Switches, Distributed Ports, Service consoles, VM Kernels, Datastores, multipath info, license info and health checks. With RVTools you can disconnect the cd-rom or floppy drives from the virtual machines and update the VMware Tools installed inside each virtual machine to the latest version.

Als Ergebnis erhält man eine Datei mit entsprechendem Output in strukturierter Form (xls, xlsx, csv). Das ist schon mal ein guter Start.
Wenn es den meisten jedoch wie mir geht, dass ich eher ein visueller Mensch bin, empfehle ich einen Blick auf graphR. zu werfen.

GraphR. ist ein in R geschriebenes Framework, welches die Visualisierung der RVTools Daten ermöglicht. Einmal die Daten hochgeladen, generiert es einen Report mit Charts/Auswertungen der wichtigsten Daten.

GraphR. can process RVTools exports saved as Microsoft Excel files. It performs some statistical analysis on the data contained within the Excel files. The dataset is visualized through some beautiful looking diagrams. If the export contains data of more than one datacenter the analysis is performed for each datacenter. Finally all tables and charts are assembled in one downloadable PDF report. Hence graphR. enables to generate a concise report with some great graphics in order to derive meaningful insights on the analyzed VMware enviroment.

Zum schnellen Einstieg empfiehlt sich das vorgefertigte Docker image:
docker pull smichard/graphrdocker run -d -p 80:3838 smichard/graphrSchon kann man lokal seine erste Auswertung starten.
Will man graphR. anpassen, gibt das Github Projekt nützliche Anweisungen, wie zum Beispiel zum Einstieg eine Anpassung der CI:

In case you want to use custom backgrounds according to your corporate identity just replace the image files within the /graphr/backgrounds folder and make sure to use the .png file format. The recommended image dimensions are 960 px times 540 px.

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Markdown Werkzeuge für den Rest von uns

Markdown hat sich in den letzten Jahren zu einem mächtigen Werkzeug für alle entwickelt, die mit Texten arbeiten müssen. Ob Blogger, technische Redakteure oder sonst wer, der sich intensiv mit Texten befasst, Markdown ist das Schweizer Taschenmesser, um schnell und systematisch Texte zu verfassen und Texten Format zu geben – alles bei der Eingabe jedoch im Text.
Einen tollen Überblick über Markdown sowie dessen Einsatzgebiete und potentielle Tools haben Marcel Weiss und Johannes Kleske im Neunetz Blog/Podcast erstellt („Markdown Galore“) gegeben.
Jetzt ist es so, dass es am Mac Myriaden an nützlichen Editoren/Werkzeugen oder weiteren Hilfsmitteln gibt. Am Windows PC, den der ein oder andere (meistens beruflich) als Arbeitstier nutzt, sieht es etwas mau aus. Zwar hat Github seinem universellen Editor Atom auch einen Markdown Prozessor spendiert, jedoch so wirkliche Freude kommt nicht auf.
Eine freudige Ausnahme für alle die, die nicht mit Editoren a la vi(m) leben wollen ist Markdownpad. Das ist ein einfach zu nutzender, jedoch mächtiger Markdown Editor für Windows. Er bietet die diversen Annehmlichkeiten bei der Erstellung der Inhalte wie Buttons für die meisten Markdown Befehle, eine Instant Voransicht und ist in der Basisversion für nicht kommerzielle Anwendungen kostenlos. Die Pro Version gibt es für schmales Geld (aktuell 15$), dafür erhält man eingebauten PDF Export, Custom HTML Header und ein paar weitere Extras.