Planung und Aufwandsschätzung in Projekten

comments 2
Projektmanagement

Als „klassischer“ Projektleiter ist man heutzutage gefühlt von der alten Schule. Uncool, nicht „agile“, nicht state-of-the-art. Die wenigsten haben halbwegs Ahnung über agile Methoden, aber lassen wir das an der Stelle…

Eine klassische Disziplin die man von Projektleitern erwartet, ist die Planung. Planung von Aktivitäten, Arbeitspaketen, Aufgaben und was es sonst noch so alles gibt. Selten wird der Planungsvorgang als klassische „handwerkliche“ Tätigkeit gesehen, meistens ist die Erwartung das der Projektmanager durch Magie oder Zauberkunst einen Plan erstellt. Einen Plan, der passen muss. Die sachliche Betrachtung ist ein Stück weit einfacher. Projektpläne entstehen in der Regel nicht durch Eingebung sondern durch sachliche Analyse. Analyse des Projektendproduktes, Zerlegung dieses in seine Einzelteile und dann Abschätzung der Aktivitäten und deren zeitlichen Aufwände.

Kurzum, 99% Arbeit und maximal 1% „Kreativität“.

Nachdem man die diversen Aktivitäten ermittelt hat, in der Prince2 Welt wird das oftmals über die Zerlegung des Ergebnisprodukts in Teilprodukte (Produktbasierte Planungstechnik), gilt es deren Aufwände abzuschätzen. Hier haben sich diverse Methoden (“Best Practice“) zur Schätzung ergeben, die teilweise auch im Prince2 Workbook so aufgeführt werden:

  1. Top-Down-Schätzung: Man nähert sich von oben an den Planwert. Typischerweise hilft diese Methode in einer frühen Phase oder bei einer sehr allgemeinen Aussage. Als Beispiel kann die Verteiler der Ressourcen dienen, es werden 30% Engineering und 30% Testing basierend auf Erfahrungen benötigt. Geht schnell, ist aber unpräzise.
  2. Bottom-Up Schätzung: Jede einzelne Aktivität wird für sich geschätzt. Das kann durch ausführliche Diskussion mit Fachexperten, vorausgegangenen Projekten oder Erfahrungswerten stattfinden.
  3. Vergleichsbasiertes Schätzen: Für mich ein zu häufig vernachlässigter Ansatz, dabei wird systematisch auf bestehende Daten zurückgegriffen. Im Laufe der Zeit sollten Organisationen mit Projekterfahrung einen entsprechenden Fundus an Daten besitzen. Leider wird aber oftmals beim Projektabschluss auf eine entsprechende Dokumentation verzichtet. Oder die Daten sind zu unstrukturiert.1 Im Idealfall besitzt man für bestimmte Aktivitäten aber Vergleichs- oder Referenzwerte, die der Projektleiter auf diese neue Planung anwenden kann.
  4. Parametrische Schätzung: Die offizielle Beschreibung lautet Ermittlung von Schätzwerten, wo immer möglich anhand von Messdaten/empirischen Daten und Korrelationsanalysen(…)“. Kollegen von mir haben eine Metrik, an der sie die Aufwände einer Infrastruktur basierend auf der Anzahl und Typ der eingesetzten Infrastrukturkomponenten hochrechnen können. Beispielsweise, x Loadbalancer mit y Regeln bedeuten ein Engineering Aufwand von z.
  5. Ein-Punkt-Schätzung: Nutzung/Berechnung eines einzelnen Wertes als beste Schätzung.
  6. Delphi-Methode: Sehr aufwendige Methode, da mittels Fragebögen und unabhängiger Befragung von diversen Gruppen (Experten, Fachfremde, etc.) Fragerunden geführt werden, die mittels Rückkopplung verfeinert werden.
  7. Drei-Punkt-Schätzung: Mittels der Drei-Punkt-Schätzung oder PERT-Schätzung habe ich bislang die besten Erfahrungen gemacht. Dabei werden Fachexperten gebeten den besten Fall, den wahrscheinlichsten Fall und den schlechtesten Fall einer Aktivität zu schätzen. Damit wird dann der gewichtete Durchschnitt errechnet.2 Als Formel dient (BestCase + 4 x LikelyCase + Worstcase) / 6

Im Rahmen einer seriösen „klassischen“ Planung gilt es zudem noch ein paar Regeln zu beachten:

  • Ressourcen sollten niemals zu 100% verplant werden, aus den bekannten Gründen (Krankheit, Overhead, etc.) – maximal 80%!
  • Ressourcen, die an mehreren Projekte parallel arbeiten können noch weniger geplant werden, da der Overhead steigt und die „Umschaltzeiten“ merklich ansteigen.
  • Je nach Situation werden oftmals „Wunschwerte“ geplant. Wenn beispielsweise der Geschäftsführer am Planungsworkshop teilnimmt und dieser ein bestimmtes Interesse hat, werden die Teilnehmer oft opportunistisch schätzen. 3
  • Im Idealfall sollte ein übergreifendes Team bei der Schätzung teilnehmen, der jeweilig für die Erarbeitung des Produktes verantwortliche das letzte Wort bei der Schätzung haben.
  • Und der no-brainer zum Schluss, es sollten immer hinreichend Puffer, besser noch „Zeitreserven“ für sonstige Abstimmungen und unerwartete Ereignisse („Probleme im Projekt“) eingeplant werden.
  1. Hier bin ich seit längerem der Meinung, dass Spracherkennung und Maschinelles Lernen eine Lösung bieten können
  2. Ich habe hierzu ein nettes MS Project Template mit eingebauter PERT Funktion erstellt. Bei Interesse hinterlasse bitte einen Kommentar und ich sende es Dir zu.
  3. Schnell besteht hierbei die HiPPO (highest paid person’s opinion, highest paid person in the office) Gefahr

2 Comments

  1. Michael Leitner says

    Ich denke das die Pert Schätzung nicht optimal ist (es handelt sich ja nicht um eine binominal Verteilung) und verwende die Gleichung nahezu nie, da der pessimistische Wert für die Planung meist der wesentliche ist und passe die Formel entsprechend an.
    In wie weit wir Maschine Leasing anwenden können müsste in ‚Verwandten Projekten‘ oder Arbeitspaketen geprüft werden. Ich sehe da ein Problem die benötigte Datenmenge bereitzustellen, da die Projektmanagement Methodik nach PMI oder Prince im Bereich der Projekt Portfolio Analyse nicht die benötigten Werkzeuge definiert. Aber ich würde dabei gerne unterstützen!

    Gefällt 1 Person

    • Valider Punkt Michael. Man kann ja die Gewichtung in der PERT Formel anpassen. Woran es oftmals mangelt ist der Rückblick/Rückfluss der Ist Werte im Vergleich zu den Plan Werten. Also wie präzise waren die Annahmen in der Realität dann wirklich?
      Zu dem Thema habe ich mit einem ehemaligen Kollegen letzte Woche auch gesprochen, und Du hast genau auch meinen Punkt getroffen: „Ausreichende Datenmengen“ zur Erstellung des Modells/ersten neuronalen Netzes. Vielleicht folgt dazu bald mal ein weiteres Post 🙂
      Schöne Elternzeit noch…

      Gefällt mir

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s